Как оформить бланк письма

Содержание
  1. Делопроизводство от А до Я. Как оформлять бланки в негосударственных организациях
  2. Когда нужно использовать бланки
  3. Как оформить реквизиты бланка
  4. Основные правила изготовления бланков
  5. Как оформить бланк письма
  6. Виды бланков и особенности их оформления
  7. Общий бланк
  8. Бланк вида документа
  9. Бланк на двух языках
  10. Бланки структурных подразделений
  11. Бланки должностных лиц
  12. Деловое письмо. Образец и бланк
  13. Классификация деловых писем
  14. Бланк и образец делового письма
  15. Кто должен выступать в роли автора письма
  16. Общие правила написания деловых писем
  17. На что обращать внимание при составлении письма
  18. Чего нельзя допускать в деловом письме
  19. Как отправить письмо
  20. Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем
  21. Бланк письма
  22. Правила деловой переписки
  23. Бланки документов. Виды, оформление, требования
  24. Виды бланков
  25. Правила использования бланков:
  26. Образцы фирменных бланков организаций для ООО
  27. Назначение бланка
  28. Что содержит фирменный бланк: образец
  29. Требования к оформлению фирменного бланка
  30. Оформление бланка: практические рекомендации
  31. 10 простых советов, как сделать бланк привлекательным
  32. 1.      Стремитесь к простоте
  33. 2.      Используйте правильный графический редактор
  34. 3.      Расставьте приоритеты
  35. 4.      Используйте дополнительные средства индивидуализации
  36. 5.      Оживите рисунок
  37. 6.      Не забудьте о своем бренде
  38. 7.      Не экономьте на бумаге
  39. 8.      Добавьте спецэффекты
  40. 9.      Уделите внимание выравниванию
  41. 10. Не «размазывайте» картинку
  42. Создание бланка своими руками: видео
  43. Ответственность за использование чужого фирменного наименования
  44. Скачать образцы бланков:
  45. ссылкой:

Делопроизводство от А до Я. Как оформлять бланки в негосударственных организациях

Как оформить бланк письма

«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа. 

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы: докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере.

Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Исходя из удобства применения, можно рекомендовать угловой бланк для писем, а продольный – для распорядительных документов.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч.

4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации.

Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

  • заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
  • размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций).

Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера.

В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).

Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • наименование организации (автор документа);
  • справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
  • код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
  • код формы документа (ОКУД);
  • отметка для регистрационного номера и даты документа;
  • отметка для ссылки на номер и дату документа.

Скачать [FILE=1]

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать [FILE=2] Скачать [FILE=3] Скачать [FILE=4] Скачать [FILE=5]

Общий бланк

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • наименование организации (автор документа);
  • отметка для проставления даты и номера документа;
  • место составления или создания документа (географический пункт).

Бланк вида документа

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке.

Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках.

Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Бланки структурных подразделений

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений.

Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения.

Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

 arrowrootmedia.com

Источник: http://naar.ru/articles/deloproizvodstvo-ot-a-do-ya-kak-oformlyat-blanki-v-negosudarstvennyh-organizatsiyah/

Деловое письмо. Образец и бланк

Как оформить бланк письма

Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы. 

Классификация деловых писем

Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

  • гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
  • письмо – запрос;
  • коммерческие предложения;
  • извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
  • оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
  • рекламация (официальная претензия);
  • сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
  • подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
  • просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
  • напоминание;
  • поздравление;
  • приглашение;
  • благодарственные;
  • рекомендательные;
  • соболезнования.

Бланк и образец делового письма

Скачать бланк делового письма (Word, 28 Кб)

Скачать образец делового письма (Word, 29 Кб)

Кто должен выступать в роли автора письма

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

  • название организации;
  • адрес (почтовый и/или юридический);
  • ИНН, КПП;
  • данные о контактах (телефон, факс);
  • адрес электронной почты;
  • банковские реквизиты;
  • дата написания;
  • регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

  • причина или цель написания;
  • основная часть;
  • итоговая часть (вытекающая из основной);
  • заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
  • должность лица, подписавшего письмо;
  • ФИО исполнителя;
  • список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

На что обращать внимание при составлении письма

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Форма письма должна быть максимально корректной.

Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.

Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный.

Чего нельзя допускать в деловом письме

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Как отправить письмо

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати.

Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки заказным письмом с уведомлением о вручении.

При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем.

Источник: https://www.rublanki.ru/pisma/delovoe-pismo-obrazecz-i-blank/

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Как оформить бланк письма

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать.

Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

  • Просим предоставить данные о…, подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

  • «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка».

Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма.

Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Евгения Полоса

К записи 337 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/delovaya-perepiska-blank-pisma.html

Бланки документов. Виды, оформление, требования

Как оформить бланк письма

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Виды бланков

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.”

Бланки бывают следующими:

  • Общий бланк. Он используется для изготовления любого вида документа, кроме делового письма.В  общий бланк документа включаются следующие реквизиты:
    1. герб, эмблема, товарный знак;
    2. наименование организации — автора документа;
    3. место составления (издания) документа.
  • Бланк письма

    В  бланк письма включаются следующие реквизиты:

    1. герб, эмблема, товарный знак;
    2. наименование организации — автора документа;
    3. справочные данные об организации;
    4. регистрационный номер документа;
    5. дата документа.
  • Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения)
  • В  бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:

    1. герб, эмблема, товарный знак;
    2. наименование организации — автора документа;
    3. регистрационный номер документа;
    4. дата документа;
    5. наименование вида документа;
    6. место составления (издания) документа.

    Образец письма на бланке
    Образец приказа на бланке

    ГОСТ Р 7.0.97–2016 добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица. Однако использование бланков с такими реквизитами не обязательно. Организация сама вправе решать какие бланки она будет использовать.

    Для оформления документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы в электронном виде. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде (кроме герба). Используются многократно.

    Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

    На продольном бланке реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

    Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки приказов, распоряжений, протоколов.

    Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» «грифа утверждения документа», написания резолюций.

    Угловыми бывают бланки актов, писем.

    Правила использования бланков:

    1. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков согласно ГОСТ 9327–60: A4 и A5, с размерами полей не менее:

      левое — 20 мм;правое — 10 мм;верхнее — 20 мм;нижнее — 20 мм.

      Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены.

    2. Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

    3. Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланков не допускается.

    4. Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.

    5. Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.

    6. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

    Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства.

    Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка.

    В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

    Скопируйте или скачайте:

    Образец бланка делового письма
    Образец бланка документа «Для служебного пользования»
    Образец приказа на бланке
    Образец распоряжения на бланке

    “,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2014-01-08T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://4.bp.blogspot.com/-ux_aQS0OZ8g/XJ4W_vYtI/AAAAAAAAEjk/1EpM_uXl5Ncr735CYGRpncmzZe9MX13VwCLcBGAs/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BE%25D0%25B1%25D1%2589%25D0%25B8%25D0%25B9%2B%25D0%25B1%25D0%25BB%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25BA.png”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2014/10/blanki-documentov.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Какие бывают бланки документов? Требования к бланкам документов, образец бланка делового письма, образец бланка приказа и полное оформление бланков на docdelo.ru”,”word_count”:557,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

    Источник: http://www.docdelo.ru/2014/10/blanki-documentov.html

    Образцы фирменных бланков организаций для ООО

    Как оформить бланк письма

    Несмотря на то, что фирменный бланк организации не является юридическим документом, он представляет собой официальный образец деловой корреспонденции, которую посылает компания. Поэтому к оформлению такого документа предъявляются определенные требования, закрепленные в соответствующем ГОСТ Р 6.30-2003.

    Скачать образец бланков можно в конце статьи.

    Назначение бланка

    Бланк служит основной формой для деловой переписки и используется в следующих случаях:

    • при составлении исходящей корреспонденции;
    • для оформления любых информационных писем контрагентов: уведомления, поздравления, коммерческие предложения и другие;
    • составление приказов и распоряжений внутреннего характера;
    • составление благодарностей, поздравлений сотрудников;
    • составление договоров с контрагентами, частными гражданами.

    Как правило, дизайн фирменного бланка любой организации прорабатывается по заранее созданному образцу.

    Исходят из того, чтобы его тона, стиль, художественные элементы соответствовали торговой марке, бренду, логотипу компании или принятым корпоративным цветам.

    Бланк создается в специальной программе или с привлечением специальных фирм, занимающихся оказанием дизайнерских и полиграфических услуг.

    Используется он в двух вариантах:

    Оба вида должны быть совершенно одинаковыми не только по содержанию, но и по параметрам страницы, пропорциям и т.п., чтобы не создавать ощущения их различия.

    В большей степени бланк играет представительскую роль. Организации удобно связываться со своими партнерами, клиентами или потенциальными покупателями, используя в переписке именно фирменный бланк определенного образца. К тому же это удобно с практической точки зрения: среди множества документов корреспонденцию компании можно найти очень быстро по знакам отличия.

    Что содержит фирменный бланк: образец

    Бланк в обязательном порядке содержит:

    • полное фирменное наименование организации;
    • контактные данные (адрес, телефоны, е-мейл);
    • платежные реквизиты, сайт компании, ИНН, КПП указываются по желанию.

    Нормативные документы не обязывают фирму создавать какой-либо логотип, товарный знак и прочие художественные рисунки. Однако чаще всего бланк – это не только сама форма с реквизитами, но и изображение логотипа ООО, ИП или другой компании, которое позволяет ей стать более заметной и соответственно, привлечь больше клиентов.

    Таким образом, в самом простом варианте образец фирменного бланка организации может выглядеть так.

    Или так.

    А в большинстве случаев используются художественные элементы, чтобы создать эффект уникальности формы: некоторые образцы приведены ниже.

    Требования к оформлению фирменного бланка

    Законодательство не содержит понятия «фирменный бланк», поэтому во многом при создании этой формы компания может придерживаться собственной точки зрения и воплотить любую дизайнерскую идею. Тем не менее, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводится подробное описание требований, которые имеют рекомендательный, а не обязательный характер. Ключевые из них следующие:

    1. Текст наносится разборчиво, при этом обязательно наличие таких сведений:
    • полное название фирмы;
    • адрес – фактический и юридический с указанием индекса и региона;
    • организационно-правовая форма (ИП, ООО, ПАО, общественное объединение);
    • подведомственность структуры (в случае с бюджетным организациями и органами государственной власти).
    1. Формат листа А4 или А5, бумага стандартного качества, белого цвета или с неярким, светлым фоном, цвет которого оставляется на усмотрение дизайнера.
    2. Отступы по полям:
    • слева, снизу и сверху по 2 см;
    • справа 1 см.
    1. Если бланк состоит из 2 и более страниц, все они нумеруются – по центру свободного верхнего поля.
    2. Бланки могут быть угловыми (в правом или левом верхнем углу) и продольными (по центру или вдоль всей правой стороны), причем к применению рекомендованы угловые бланки, поскольку в этом случае площадь листа используется наиболее экономно.
    3. Если бланк предназначен для использования с зарубежными партнерами, а также в субъекте Российской Федерации, в котором наряду с русским используется местный национальный язык, запись в бланке лучше продублировать – для этого создаются специальные формы.

    Отступ слева лучше предусмотреть чуть больше нормативного – 25-30 мм, поскольку во многих организациях бумажные носители подшивают в дела.

    Существуют и другие классификации бланков – нередко такие формы используются не только для организации, но и отдела или конкретного должностного лица, а также для филиала (местного подразделения) компании.

    Также разделение видов документов связано с их назначением – например, иногда в одной и той же организации создаются образцы фирменных бланков для конкретных документов.

    Схематично все виды классификации представлены на рисунке.

    Оформление бланка: практические рекомендации

    С практической точки зрения следует учесть несколько советов, чтобы использование бланка было максимально удобным:

    1. Фоновые изображения на поверхности бумаги применять можно, но если возникнет необходимость отправить документ по факсу, нужно иметь в виду, что они не пропечатаются и могут помешать отражению основного текста.
    2. Опять же с точки зрения отправки по факсу следует учесть, чтобы шрифт был достаточно крупным и читаемым.
    3. Глянцевую и мелованную бумагу лучше не использовать, потому что чернила и синяя печать могут «расползтись» по ее поверхности.
    4. В электронном варианте документа лучше всего вынести всю неизменяемую информацию в колонтитулы (название, контактные данные, платежные реквизиты и т.п.) – чтобы по неосторожности ее невозможно было удалить или отредактировать.

    10 простых советов, как сделать бланк привлекательным

    С точки зрения дизайна и художественных элементов единых требований не существует и не может существовать. Тем не менее, есть несколько общих советов, которые позволяют оформить бланк более красиво и сделать его привлекательным.

    1.      Стремитесь к простоте

    С одной стороны, это очевидное требование, хотя на фоне бурного развития современных дизайнерских технологий оно приобретает особую актуальность.

    Под простотой имеется в виду использование гармоничных художественных мотивов и сочетание небольшого количества (от 1 до 3) цветов. Ошибочно думать, что успех оформления бланка зависит от большого количества элементов или ярких цветов.

    На самом деле, если обратить внимание на бренды мировых логотипов, их графика в своей основе имеет простые мотивы.

    Следует учитывать, что и бланк, и товарный знак – это не само содержание, а средство его презентации в наиболее привлекательном виде. Поэтому если применить избыток ярких цветов, рисунков, то сам бланк просто отвлечет на себя все внимание от контента сообщения.

    К тому же аляповатые расцветки вносят некоторую несерьезность и даже недоверие к фирме – в этой связи не стоит забывать, что этот документ относится к деловой корреспонденции для официального использования.

    Вот пример образца фирменного бланка организации с простым дизайном.

    2.      Используйте правильный графический редактор

    Самые простые и при этом вполне привлекательные бланки можно разработать в обычном приложении Ms Office Word. Тем не менее, существует и множество других программ, которые позволяют эффективно обрабатывать графическую информацию и дают большие возможности выбора дизайна:

    • Photoshop;
    • Illustrator;
    • InDesign.

    Словесная формула привлекательности бланка такая: он должен обращать на себя внимание и вызывать желание взять его в руки и прочесть содержание.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если профессиональные программы недоступны, вполне можно использовать Photoshop – важно только настроить разрешение не ниже 300 dpi.

    3.      Расставьте приоритеты

    Следует изначально определиться, какая информация должна бросаться в глаза прежде всего и выделять ее всеми возможными методами – более крупным и/или художественным шрифтом, расположением на более видном месте.

    В приведенном ниже примере компания хочет выделить свой контактный номер – он напечатан слева крупно, а также товарный знак.

    4.      Используйте дополнительные средства индивидуализации

    Оригинальность – это всегда эффективное средство для того, чтобы выделиться из общего потока информации. Поэтому использование оригинальной формы, необычного сочетания цветовой гаммы всегда бросится в глаза и создаст более приятное впечатление, чем дизайн традиционной, ничем не примечательного вида.

    5.      Оживите рисунок

    В потоке ежедневной информации, которая в большинстве случаев имеет регламентированный характер, придание эффекта оживления за счет «очеловечивания» рисунка может оказаться очень плодотворной идеей.

    6.      Не забудьте о своем бренде

    Разумеется, бланк должен либо напрямую содержать товарный логотип, либо быть похожим на него своими мотивами: цветом и комбинациями графических элементов.

    7.      Не экономьте на бумаге

    Если чересчур экономить на бумаге, то имиджевые потери могут составить куда большие издержки. Самый правильный вариант – плотная бумага с равномерной, текстурированной поверхностью. Именно такой лист будет приятно взять в руки.

    8.      Добавьте спецэффекты

    Любые дополнительные средства оригинальности помогут документу выделиться на фоне прочих. В ход идет сочетание контрастных цветов на поверхности с красивыми узорами.

    9.      Уделите внимание выравниванию

    Несмотря на то, что в большинстве случаев применяют угловые бланки, правила форматирования текста не столь очевидны. Следует уделить им особое внимание. Можно провести опрос среди сотрудников, насколько удачен тот или иной вариант.

    10. Не «размазывайте» картинку

    Бланк – это официальный документ, а не рисунок, поэтому доля художественных элементов не должна превышать четверти.

    Создание бланка своими руками: видео

    Если времени совсем немного, и хочется сделать красивый, но в то же время простой бланк, выполнить работу можно в приложении Ms Word. инструкция поможет в этом.

    А вот видеоинструкция по изготовлению формы в Photoshop.

    Ответственность за использование чужого фирменного наименования

    Несмотря на то, что в гражданском законодательстве нет понятия фирменный бланк, существуют такие термины:

    • товарный знак;
    • фирменное наименование.

    Право компании на исключительное использование этих средств индивидуализации закрепляется в статьях 1474 и 1484 Гражданского кодекса. Указывать свое название и знак можно не только на бланках, но и на любых других объектах:

    • вывеске;
    • в рекламных объявлениях;
    • любых документах внутреннего характер;
    • документов для переписки с клиентами и контрагентами;
    • на товарах и упаковках;
    • в сети интернет (в том числе и для создания доменного имени).

    Исключительное право предполагает недопустимость использования наименования и товарного знака не только такого же содержания, но и сходного. На практике доказательство сходности нередко приводится только после совершения экспертизы.

    Ответственность за подобное действие предусматривается в виде возмещения всех причиненных убытков, а также прекращения применения фирменного названия и товарного знака либо их существенное изменение, которое позволит четко отделить одну фирму от другой.

    По закону защищается исключительно право пользование этими средствами не только в полном, но и сокращенном виде, причем нередко сокращенная версия становится самостоятельным названием той же компании. Классический пример – Сберегательный банк, который сегодня называется только словом «Сбербанк».

    Фирменный бланк – это документ, который позволит создать правильное первое впечатление о фирме, поэтому стоит хорошо поработать один раз, чтобы создать оригинальную форму на несколько лет вперед.

    Скачать образцы бланков:

    Образец фирменного бланка с реквизитами (Word)

    Пример бланка ООО с реквизитами слева (Word)

    Образец бланка ООО (Word)

    ссылкой:

    (10 5,00 из 5)
    Загрузка…

    Источник: https://2ann.ru/obrazec-firmennogo-blanka-organizacii/

    Очень просто
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: