Как работать с документами, чтобы они не терялись

Работа с документами на «удаленке»: как организовать, и можно ли ускорить внедрение — Личный опыт на vc.ru

Как работать с документами, чтобы они не терялись

В условиях массового перехода на удаленную работу в выигрыше оказались те компании, которые заблаговременно оцифровали внутренний и внешний документооборот.

Если вы не в их числе – это не повод огорчаться, но повод пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня.

Цифровое взаимодействие – это гарантия своевременности рассмотрения документов, возможность настройки напоминаний и контроля исполнения обязательств по договору, что важно особенно в текущей ситуации.

Если внутренний документооборот оцифрован

В том случае, если к настоящему моменту вы уже успели внедрить у себя систему внутреннего электронного документооборота, то при переходе на «удаленку» нужно лишь обеспечить безопасный доступ к ней для всех сотрудников.

По опыту Softline, установка необходимого ПО на сервер организации, обеспечение https-доступа и подключение зашифрованного канала для веб-версии займет 8-12 часов работы инженера.

После персонал сможет подключаться к системе с любого личного устройства без установки каких-либо приложений, просто заходя на веб-страницу.

Из СЭД в ЭДО

Системы электронного документооборота автоматизируют внутренние процессы компании: согласование, рассмотрение, исполнение поручений по документам.

Но на этом работа с документами не заканчивается, их необходимо передавать контрагентам на согласование и подписание. В условиях всеобщего home-office этот процесс может затягиваться во времени.

Автоматизация электронного обмена документами с контрагентами позволяет удобно и надежно связать в рамках одной системы внутренний и межкорпоративный документооборот компании.

Юридическую значимость электронным документам всех форматов гарантирует усиленная квалифицированная электронная подпись, которая по закону равнозначна собственноручной. Чтобы получить ЭЦП, уполномоченному лицу достаточно один раз приехать в офис, после чего можно полноценно работать с электронными документами из дома.

Статистика Softline демонстрирует, что при использовании систем ЭДО сроки пересылки документов сокращаются в среднем в 50 раз, а сроки подписания — с нескольких дней или даже недель до нескольких минут.

Используя мобильный клиент, подписать договор можно даже со смартфона в любое удобное время. Все документы хранятся в едином архиве в виде сканов, что полностью исключает вероятность потери.

При этом необязательно, чтобы у всех участников процесса был единый сервис-оператор,: провайдеры могут обмениваться трафиком друг с другом.

Если у вас нет ничего

Быстрее всего можно перевести на удаленный формат работу с формализованными процессами: согласованием договоров и счетов, первичной бухгалтерией.

Необходимо определить перечень процессов, которые целесообразно оцифровать в первую очередь и составить список пользователей, которые должны получить доступ к системе.

Эксперты Softline рекомендуют уже на этом этапе подключить к процессу сервис-провайдера, который поможет организовать процесс наиболее эффективно.

Позднее можно автоматизировать работу с неструктурированной документацией и обмен документами с внешними контрагентами.

В том случае, если ваши партнеры еще не рассматривали возможность работы в системах межкорпоративного документооборота, сервисный провайдер может помочь в процессе переговоров. Практика Softline показывает, что сегодня даже самые консервативные организации способны быстро оценить преимущества электронного взаимодействия.

Следующий шаг – проведение быстрого GAP-анализа и удаленная настройка процессов цифрового взаимодействия силами сервисного оператора. Провайдер также проводит обучение персонала по работе с новой системой (в условиях дистанционной работы Softline организует обучение для своих заказчиков в формате вебинаров).

Стоит отметить, что в условиях пандемии большинство вендоров и сервис-провайдеров готовы предоставлять своим новым заказчикам индивидуальные условия: пролонгированный тестовый период, персональные скидки, использование гибких финансовых инструментов. Поэтому если вы до сих пор не решались, сейчас самое время попробовать.

Быстрое решение – СЭД из облака

Как правило, процесс внедрения системы электронного документооборота с нуля длится несколько недель. Если столько ждать вы не можете, и внутренние политики безопасности подразумевают возможность использования cloud-технологий, имеет смысл рассмотреть вариант работы с СЭД в облаке.

Подключение к такому сервису занимает несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, работающих в системе. При этом у вас остается возможность в любой момент отказаться от услуги – например, если при возвращении в офис вам захочется вернуться к работе с бумагой.

Впрочем, опыт Softline показывает, что бизнес, однажды решивший перевести документооборот на электронные рельсы, редко решается с них сойти.

Источник: https://vc.ru/life/122146-rabota-s-dokumentami-na-udalenke-kak-organizovat-i-mozhno-li-uskorit-vnedrenie

Как я храню информацию, чтобы ничего не терялось

Как работать с документами, чтобы они не терялись

Раньше у меня часто случались казусы, когда нужно СРОЧНО найти какой-то файл, а я не помню, где он. Начиналось перебирание десятков «Новых папок» на рабочем столе и заглядывания в документы с именами 1111 и «без названия».

Однажды мне это надоело, и я заморочился с хранением информации. И заставил себя привыкнуть к новой системе. Ощущение, когда ты за пару секунд находишь любой файл, — бесценно.

Это не руководство, не сборник советов и рекомендаций. Это рассказ о том, как все работает у меня. Я люблю читать подобные вещи у других людей и брать из них крутые идеи. Возможно, вы возьмете какие-то идеи у меня, и вам будет удобно.

Погнали.

Хранить все в облаке

Идея такая — если завтра мой ноут расхерячат топором, все данные должны быть в порядке.

В облаке я храню вообще все файлы. Абсолютно. Все фотки, инфу по рабочим проектам, сканы документов, картинки для соцсетей — все. Живу я довольно аскетично и нещадно чищу хлам, поэтому 100 гигов мне хватает с головой.

Почти все храню в Гугл Диске. Проекты из приложений, типа Фотошопа и Скетча, по дефолту улетают в iCloud — тоже норм, я им не мешаю.

У меня стоит приложуха, которая синхронизирует компьютер с Гугл Диском. Копия всей инфы хранится локально — поэтому мне не надо постоянно лезть в облако, чтобы найти фоточку. Я просто работаю с обычными файлами на компьютере, но знаю, что на облаке есть бекап всего.

Фотки с телефона автоматом улетают в облако через Гугл Фото. Кстати, на телефоне тоже есть выходы в оба облака, поэтому любую инфу я могу получить даже на улице.

Еще один кайф такого подхода — я мгновенно могу отправить что угодно кому угодно. Нужно скинуть автору 5 часов записей интервью по проекту? Пошарил ссылку — и все. Помню, в универе после тусовок мы кидали друг другу фотки огромными архивами через Скайп. Весь чат сидит и ждет 2 часа, пока оно скачается, а потом оказывается что чувак вообще кинул не тот архив. Теперь все легко и просто.

Нормально структурировать информацию

У всех файлов должно быть свое очевидное место. Никаких общих папок для всего подряд и файлов, которые лежат непонятно где.

На iCloud у меня Рабочий стол и папки приложений: Саблайм, Фотошоп, Скетч и так далее.

Рабочий стол — это натурально рабочий стол. На него я сваливаю то, что нужно прямо сейчас. Например, сохраняю картинку из Фотошопа, чтобы залить ее на сайт. В конце дня нужное складываю по местам, ненужное удаляю.

На Гугл Диске у меня 7 папок: Работа, Учеба, Фото, Гугл Фото, Документы, Склад и Сайт.

Работа — внутри отдельные папки у каждого проекта. Здесь хранятся записи разговоров в Скайпе, тысячи гуглдоков, картиночки, таблицы и все на свете.

Учеба — книги, курсы, презенташки и всякое такое. Книги рассортированы по жанру, теме и авторам, чтобы легко найти нужную.

Если у автора есть больше одной книги — у него появляется своя папка

Фото — здесь фотки, кэп. Они отсортированы по годам, датам и мероприятиям. Гугл Фото — отдельная папка для всего, что я фоткаю на айфон. Раз в пару месяцев я провожу ревизию, удаляю 90% мусора, остальное распихиваю по папочкам.

Документы — сканы документов, договоры, банковские реквизиты. Вообще, хранить сканы всех документов — очень хорошая идея. Нужно срочно напечатать копию какой-нибудь бумажки — а ее даже искать не надо. Херак-херак — и в продакшн.

Склад — это мусорка, внутри которой есть еще дофига других папок. Тут музыкальные проекты, ноты, всякие таблицы доходов, бэкап настроек Альфреда и еще куча всего.

Мой сайт — все, что касается моего сайта, блога, пабликов и прочее. Фактически, это обычный рабочий проект, эгоистично вынесенный на верхний уровень.

Еще есть папка «Загрузки» — там, очевидно, загрузки. Ее тоже регулярно разгребаю, как и Рабочий стол.

Давать человеческие названия

SEO — это не только про сайты. Файлам тоже надо давать хорошие названия, чтобы даже через 2 года вспомнить, как там оно называлось.

Иногда в конце документа я тупо пихаю несколько ключевых слов, чтобы наверняка:

Как я организовал свою работу статья мой сайт блогКошельки авторов для оплаты кг реквизиты

Никита рассказывает про услуги запись разговора созвон скайп интелла

Нормальных названий нет только у фоток — это слишком задроство даже для меня. Но фотки лежат в аккуратных папочках, где их легко можно найти.

Мораль

Я вывел для себя 3 простых правила:

  • Хранить все облаке, чтобы не терять информацию, даже если ноутбук сдох
  • Определить очевидные места для всех файлов и складывать их именно туда
  • Давать файлам нормальные названия, чтобы их можно было легко найти и опознать. Если название тяжело запомнить, добавлять несколько простых ключевых слов

Мне было очень тяжело отучить себя от создания десятков одинаковых папок на рабочем столе. На это ушло года 2. Но оно того стоило. Работать в такой системе в разы приятнее, чем продираться через десятки папок с одинаковыми названиями.

Кстати, если вам интересен такой формат, вот еще две похожие статьи: «Как я ищу музыку» и «Как я перестал забывать о делах».

Успехов.

Источник: http://molyanov.ru/dont_lose/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a943e9e1aa80c2230afee05/5b1632d451aa4ddb0803bcde

Как не терять вещи

Как работать с документами, чтобы они не терялись

Поздравляю вас. Вы на пути к богатству: телефонам, айпадам, зонтикам и кашемировым пальто. И к дополнительным отпускам — времени, которое было бы потрачено на восстановление документов.

Конечно, если вы имеете обыкновение их терять и взглянули на эту статью не из чистого любопытства. Дамы и господа, разрешите представить серию “Living for Dummies”.

Голову не потеряй

Я терял права трижды за последний год. Также потерял:

  • Загранпаспорт и техпаспорт
  • Бессчетное количество зарядок
  • Билеты на концерты
  • Деньги и кредитные карты
  • Планшет Wacom
  • Oднажды в путешествии я целиком потерял чемодан. И объяснял пограничникам, почему я совершаю путешествие в 10 000 км с багажом в виде ноутбука и одного носка — это все, что осталось.
  • Более чем однажды я терял машины: забывал, что приехал на машине и возвращался домой на метро. Чтобы спустя день-другой выйти и удивиться, что машины нет перед домом.

Почему так? Гены: как говорит один парень в каментах, это генетика. Нормальные люди кладут вещи, не концентрируясь на том, что делают, и помнят. Другие, как я, кладут и не помнят. От себя предположу, что кто-то помнит чаще, кто-то реже.

Классический метод — это ебать мозг

В детстве учат завязывать шнурки и массе Плутона, но когда доходит до простейшего, наступает граница знания. И наступают упреки: “Внимательнее надо быть”, — говорят старшие и предположительно более умные. А как? Где напрячь?

Закончим с классическим методом.

Нормальные люди vs. хардкорные

То, что я пишу дальше, возможно покажется вам чересчур. Как в фильме Мементо, где герой делал татуировки с вводной информацией: просыпался и читал.

Возьмите для себя только то, что посчитаете нужным.

Все на своем месте

Для начала давайте рассмотрим более-менее нормальные методы: всему свое место. Класть ключи на одну и ту же полочку.

Таких мест может быть два или больше. У меня это либо спецкарман в сумке, либо поднос на барной стойке. Если нет ни там, ни там — это плохие новости.

Жилетка Вассермана 2.0

Чтобы не рыться по карманам, я распределил карманы джинсов по функциям. Чтобы вам было приятнее, я взял фото из каталога Miss Sixty:

Если карманов только два, функции заднего и переднего сливаются.

Если все сложить в карманы сколько-то узких джинсов — лук получается лишь чуточку менее модный, чем у жилетки Вассермана.

Now!

Как только увидел, что кошелек лежит на столе, убрал сразу. А не в надежде на то, что потом не забуду. Забуду!

Спасибо за этот совет Алине из TimeAngel — она по моему поручению собрала подборку.

Списки

Одно дело не потерять то, что уже в руках. И другое — не забыть ничего в тот момент, когда выходишь.

Первое время я использовал списки. Они выглядят как для дебилов, я знаю. Вот пример одного Из дома:

  • Ключи
  • Немного денег
  • Телефон
  • Документы на машину
  • Ключ от машины
  • Бумажник
  • Дисконтные карты
  • Наушники
  • Молескин и ручку

Вот еще некоторые из моих списков.

Сейчас я пользуюсь списками для путешествий. Есть отдельные списки для путешествий:

  • на пару дней
  • на неделю
  • на две
  • на месяц
  • на три

Есть для путешествий насовсем во всех климатических поясах.

Мой список для путушествий насовсем во всех климатических поясах

Как не забыть заглянуть в список

Ведь можно забыть заглянуть в список? Тогда уж проще научиться ничего не забывать?

Неправда. Это не сложно. Вам ведь не нужно запоминать каждую из вещей для каждой из ситуаций. Нужно научиться делать что-то одно. Не забываете ведь вы смывать?! (Если забываете, напишите об этом в комментах).

Непривычные вещи

Как не потерять нечто непривычное? Зонт, купленные по дешевке лыжи, найденного ежика или краденую невесту?

Нужно их класть очень неудобно.

  • Повесьте зонт не на спинку стула, а куда-нибудь, где он постоянно мешается.
  • Положите пакеты для шоппиннга на колени в такси.
  • Собираетесь выбросить мусор? Завалите пакетом дверь.

Однажды меня отправили в командировку в Сингапур. Просьба была одна — отвезти подарок от бабушки для детей босса. Она собрала куколки, русские книжки и прочие милые вещи.

Их нужно было забрать в Подмосковье, и со временем я не рассчитал. Пообещав таксисту два счетчика, ценой героических усилий и титанического нервного напряжения я успел и за посылкой, и к самолету.

Конечно же, подарок остался в такси. Навсегда. Угадайте, сохранил ли я работу?

Использовано фото с dollplanet.ru

Как не потерять пока несешь

Для этого нужно говорить себе: я несу прищепку на балкон, а потом вернусь за шуруповертом. Так утверждает вышеуказанный камент. Проверено, работает. Шуруповерт не забыт, ничто не забыто.

Найти iPhone? Для этого есть MobileMe

Благодаря Find my iPhone я всегда знаю, где мой телефон. Например, прямо сейчас он здесь:

Понятия не имею, у кого, но мы с оперуполномоченным не теряем надежды.

Наклейки для всего остального

Еще можно заказать наклейки на вещи. Вот мои:

Updates

В каментах Sloot пишет об еще одном хорошем способе, визуализации.
v673 пишет о медитации и прочем, по большей части мне нравится.
side2k пишет об аналице ошибок. Золотые слова.

  • память
  • забывчивость
  • самоорганизация

Хабы:

Источник: https://habr.com/post/124150/

Очень просто
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: